ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് സ്പാർക്ക് വഴി തയ്യാറാക്കാം !

ശമ്പളവിതരണം നടത്തുമ്പോള്‍ ഭീമമായ തോതില്‍ Physical Cash കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലുള്ള ബുദ്ധിമുട്ടുകള്‍ ഒഴിവാക്കുന്നതിനും ബാങ്കിങ്ങ് മേഖലയിലെ നൂതന സാങ്കേതികവിദ്യകളുടെ ഗുണങ്ങള്‍ എല്ലാവകുപ്പുകള്‍ക്കും കീഴിലുള്ള ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കുന്നതിനും വേണ്ടിയാണ് ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളവും, റിട്ടയര്‍മെന്റ് ആനുകൂല്യങ്ങള്‍ ഒഴികെയുള്ള മറ്റ് സാമ്പത്തികാനുകൂല്യങ്ങളും അവരുടെ ബാങ്ക് അക്കൌണ്ടിലൂടെ വിതരണം ചെയ്യാന്‍ സര്‍ക്കാര്‍ അനുമതി നല്‍കിയിരിക്കുന്നത്. ധനവകുപ്പിന്റെ 23-09-2011 ലെ G.O(P) No. 402/11/Fin, 30-1-2013 ലെ G.O(P) No. 57/13/Fin എന്നീ ഉത്തരവുകളിലാണ് ഇതിനുള്ള അനുമതിയും മാര്‍ഗ്ഗനിര്‍ദ്ദേശങ്ങളുമുള്ളത്. സ്പാര്‍ക്ക് പോര്‍ട്ടലില്‍ ഇതിനുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ എപ്രകാരം നടത്താനാകുമെന്ന് നമുക്ക് നോക്കാം.

സര്‍ക്കാര്‍ പണം ദുര്‍വിനിയോഗം ചെയ്യാതെയും അപഹരിക്കപ്പെടാതെയും ശമ്പളവിതരണം നടത്തുന്നതിന് കേരള ട്രഷറി കോഡില്‍ വ്യക്തമായതും പഴുതുകളില്ലാത്തതുമായ നിയമങ്ങളുണ്ട്. എല്ലാ ശമ്പളവിതരണ ഉദ്യോഗസ്ഥനും ഇവ പാലിക്കേണ്ടതുണ്ട്. സ്പാര്‍ക്ക് ബില്ലുകള്‍ ഉപയോഗിച്ച് ബാങ്ക് അക്കൌണ്ടിലൂടെ ശമ്പളവിതരണം നടത്തല്‍ സാദ്ധ്യമാക്കുന്നതിന് ട്രഷറി കോഡില്‍ ഇതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട റൂളുകളില്‍ മേല്‍ ഉത്തരവുകള്‍ വഴി ചില മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്തിയിട്ടുണ്ട്. ബാങ്കിലൂടെ ശമ്പളം നല്‍കുന്നതിനുള്ള സംവിധാനങ്ങള്‍ സ്പാര്‍ക്കിലുണ്ടെന്ന് സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവില്‍ പറയുന്നുണ്ടെങ്കിലും ഒരു ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ജനറേറ്റ് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമെന്നതിലുപരി അര്‍ഹമായ ശമ്പളം ക്ലെയിം ചെയ്ത് കിഴിവുകള്‍ കഴിച്ച് ബാക്കിയുള്ള തുക ജീവനക്കാരന്റെ അക്കൌണ്ടില്‍ വരവ് വെക്കപ്പെട്ടുവെന്ന് നിയമാനുസൃതം ഉറപ്പാക്കപ്പെടുന്ന സംവിധാനങ്ങളൊന്നും ഇപ്പോളും സ്പാര്‍ക്കില്‍ ആയിട്ടില്ല. ഇക്കാര്യം രേഖാമൂലം ഉറപ്പ് വരുത്തേണ്ട ഉത്തരവാദിത്തം ഇപ്പോളും ഡ്രോയിങ്ങ് ഓഫീസര്‍ക്കും ട്രഷറി ഓഫീസര്‍ക്കും തന്നെയാണ്.

ബാങ്ക് അക്കൌണ്ടിലൂടെ ശമ്പളവിതരണം നടത്തുമ്പോള്‍ പഴയ പോലെ സ്റ്റാമ്പ്ഡ് അക്ക്വിറ്റന്‍സ് ആവശ്യമില്ലെന്നും പകരം ശമ്പളം വിതരണം ചെയ്തതിനുള്ള Legal Quittance ഉറപ്പാക്കേണ്ടത് എങ്ങിനെയാണെന്നും ഉത്തരവിലുണ്ട്. ബാങ്കിലൂടെ ശമ്പളവിതരണം നടത്തല്‍ നിര്‍ബന്ധമുള്ള കാര്യമല്ല. അക്ക്വിറ്റന്‍സും കാഷ് ബുക്കുമൊക്കെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലുള്ള എളുപ്പം മാത്രം കണക്കിലെടുത്ത് മാനദണ്ഡങ്ങള്‍ പാലിക്കാതെ ബാങ്കിലൂടെ ശമ്പളവിതരണം നടത്തുന്നത് പ്രശ്നങ്ങള്‍ക്കിടയാക്കിയേക്കാം. ജീവനക്കാരുടെ ബാങ്ക് അക്കൌണ്ട് വിവരങ്ങളും മറ്റും അടങ്ങിയ ഒരു ലിസ്റ്റ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്നും ജനറേറ്റ് ചെയ്തെടുക്കാമെന്നല്ലാതെ ഓരോ ജീവനാക്കാരനും ലഭിക്കേണ്ട തുക തന്നെയാണ് അയാളുടെ അക്കൌണ്ടില്‍ ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നതെന്ന് ഉറപ്പാക്കാന്‍ ഇപ്പോള്‍ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ സാധിക്കില്ല. ഭാവിയില്‍ ഇതൊക്കെ വിഭാവനം ചെയ്യുന്നുണ്ടെങ്കിലും, ഇപ്പോള്‍ ഡ്രോയിങ്ങ് ഓഫീസര്‍ തന്നെയാണ് ഇക്കാര്യം ഉറപ്പ് വരുത്തേണ്ടതും അതിനുള്ള രേഖകള്‍ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതും.

എന്തെല്ലാം ചെയ്യണം?
ഓരോ ജീവനക്കാരന്റെയും Present Salary Details ല്‍ (1) Credit Salary to Bank? (Y/N) (2) Bank (3) Branch (4) Account Type (5) Account No. എന്നിവ ചേര്‍ത്ത് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം

എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും അക്കൌണ്ട് വിവരങ്ങള്‍ മേല്‍‌പറഞ്ഞത് പ്രകാരവും ബില്ലിലെ Net Salary യില്‍ നിന്നും കിഴിവ് ചെയ്യേണ്ടതായ Co-operative Recoveries, Profession Tax തുടങ്ങിയവ യഥാസ്ഥാനങ്ങളിലും ചേര്‍ത്ത ശേഷം സാധാരണ പോലെ ശമ്പള ബില്‍ പ്രൊസസ്സ് ചെയ്താല്‍ ശമ്പളം അക്കൌണ്ടില്‍ വരവ് വെക്കുന്നതിന് വേണ്ടി ബില്ലിന്റെ കൂടെ സമര്‍പ്പിക്കേണ്ട Statement for Bank ഉം Bills and Schedules ല്‍ ലഭിക്കും. സ്പാര്‍ക്കിലെ മറ്റെല്ലാ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും PDF രൂപത്തിലുള്ളതാണെങ്കിലും Statement for Bank ആവശ്യമായ കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കലുകള്‍ നടത്തുന്നതിന് വേണ്ടി Excel ഫോര്‍മാറ്റില്‍ തുറക്കാനും എഡിറ്റ് ചെയ്യാനും കഴിയുന്നതായിരിക്കും. ഈ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റില്‍ ഒരോ ജീവനക്കാരന്റെയും അക്കൌണ്ട് വിവരങ്ങളും എല്ലാ കിഴിവുകളും കഴിച്ച് അയാളുടെ അക്കൌണ്ടില്‍ വരവ് വക്കാനുള്ള തുകയും രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കും. ഈ തുകയില്‍ മാറ്റം വരുത്താന്‍ പാടില്ല. ഇതിലെ ആകെ തുക ശമ്പള ബില്ലിന്റെ Net Salary ആയിരിക്കുകയില്ല; മറിച്ച് എല്ലാ നിയമാനുസൃത കിഴിവുകളും കഴിച്ച് ജീവനക്കാരുടെ അക്കൌണ്ടുകളില്‍ വരവ് വക്കേണ്ട ആകെ തുകയായിരിക്കും. Co-op recoveries മുതലായ നിയമാനുസൃത കിഴിവുകള്‍ കൂടി ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ക്രഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള/ ഡി.ഡി ആക്കി മാറ്റുന്നതിനുള്ള വിവരങ്ങള്‍ കൂടി ചേര്‍ത്ത് ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിന്റെ ആകെ തുകയും ശമ്പളബില്ലിലെ നെറ്റ് സാലറിയും (പി.ഒ.സി തുക) തുല്യമാക്കിയിട്ട് വേണം സമര്‍പ്പിക്കാന്‍. ഒരാളുടെ ശമ്പളമടങ്ങിയ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിന്റെ ഏകദേശ മാതൃകയാന് താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്നത്. ഉചിതമെന്ന് കരുതുന്ന മാറ്റങ്ങള്‍ ഉള്‍ക്കൊള്ളിക്കാവുന്നതാണ്.

(മേല്‍ ഉദാഹരണത്തില്‍ പി.ഒ.സി തുക 21500 രൂപയാണ്. സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിന്റെ രണ്ട് കോപ്പി സമര്‍പ്പിക്കണം. ബാങ്ക് ആവശ്യപ്പെടുന്നുവെങ്കില്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിന്റെ സോഫ്റ്റ് കോപ്പി സി.ഡി യിലോ ഇ-മെയില്‍ വഴിയോ നല്‍കേണ്ടതായും വരും.)